Что такое «quick wins», и как они влияют на продуктивность

Лайфхаки для интеллектуальных волонтёров и не только
Не одно исследование утверждает: когда сотрудники компаний видят успехи от проделанной работы, это в разы увеличивает их продуктивность, вовлечённость и креативный подход. Некоторые учёные даже называют этот феномен «принципом прогресса», так как он способен повысить мотивацию действеннее всех возможных способов.

Принцип «быстрых побед» (quick wins) имеет широкое применение: вам пригодятся знания о нём, если вы руководитель компании, подразделения, рабочей группы или если вы интеллектуальный волонтёр, который реализует pro bono проект для некоммерческой организации. Quick wins – это некое видимое улучшение, которое даёт сиюминутный результат и продвижение в проекте. Это необязательно что-то, долгосрочно влияющее на организацию или меняющее её фундаментально, но должно быть чем-то, с чем согласятся все стороны, принимающие решения.

Быстрые победы могут быть легко идентифицированы при анализе бизнес-процессов и потребностей. Иногда достаточно спросить заказчика или стейкхолдера о его представлении быстрых результатов. Самым лучшим результатом быстрых побед должно стать лёгкое для внедрения, недорогое и, конечно, не нуждающееся в долгих временных затратах решение. Ниже приведены характерные критерии для оценки quick wins:
– Требует минимальных или не требует капитальных расходов
– Обладает низкими рисками
– Известна причина или имеется очевидное решение
– Узкий и фокусированный масштаб
– Стейкхолдеры однозначно одобряют
– Высокая вероятность позитивного результата
– Улучшения могут быть внедрены в течение 60-90 дней
– Команда проекта одобряет внедрение перемен

Каким задачам могут отвечать такого рода победы?

Быстрые победы хороши в ситуациях, когда проект затягивается и необходимо сделать что-то для снятия стресса внутри команды, или же в ситуации, когда нужно убедить общественность, что проект и команда движутся в верном направлении и нуждаются в поддержке. Quick wins также создают ценность продукта на раннем этапе и увеличивают ROI.

Как идентифицировать быстрые победы?

1. Убедитесь, что все участники команды понимают выгоду и важность скорых результатов.

2. Идентифицируйте перспективные quick wins:
– Проведите брейншторм с костяком команды
– Опросите заказчиков и других стейкхолдеров в качестве источников новых идей
– Наблюдайте за дневной работой исполнителей, проблемами и возможностями, которые они имеют, быстрые решения иногда очевиднее сотрудникам низшего звена, чем руководителям.
– Соберите информацию и проанализируйте проблемные случаи службы поддержки или другого отдела, который способен дать информацию об обратной связи.
– Будьте открыты любым предложениям.

3. Оцените потенциал каждого варианта решения. Если же в них есть риск негативного влияния, политические последствия или высокая стоимость – их однозначно не стоит реализовывать. Оцените, используя список, перечисленный выше.

4. Определитесь какой вариант вы будете внедрять и создайте отдельный документ бизнес требований (ДБТ).

5. Поблагодарите всех участников команды за предложения и уточните, какие решения вы будете внедрять, аргументируйте. Это необходимо, чтобы участники не потеряли интерес к проекту. Похвалите за хорошие идеи в случаях, где это соответствует действительности.

6. Как только план утвержден всеми сторонами, начните реализовывать его с командой.

7. Информируйте о получении быстрых результатов. Убедитесь, что ключевые стейкхолдеры оповещены об улучшениях, которых вы достигли. Ценность быстрых побед будет сведена к нулю, если о них не узнают.

Одновременно с этим старайтесь постоянно держать в фокусе стремление к достижению главных целей проекта, не соблазняясь исключительно маленькими победами. Самый надежный и эффективный подход – создание гибридного плана, который сочетает в себе быстрые победы и стратегические цели. Quick wins показывают те результаты, которые хочет видеть руководство, при этом сохраняя время для детальной работы над стратегическими задачами и целями. Для того, чтобы держать руку на пульсе, ведите отдельный мониторинг за продвижением проекта в этих двух направлениях.

Ниже – небольшой список идей потенциальных быстрых результатов.
• Удалите лишние этапы из процессов
• Поменяйте неэфективные процедуры/процессы
• Преобразуйте формы
• Улучшите коммуникации между сторонами
• Уменьшите или откажитесь от запасов/резервов
• Получите скидки от поставщиков
• Уменьшите издержки
• Начните использовать доступные функции программного обеспечения, которые не использовались ранее
• Проведите тренинги по лучшим практикам
• Внедрите небольшие изменения в тестовые продукты или проекты
Присоединяйтесь к todogood
Оставьте свои контакты и получайте информацию о новых pro bono проектах, встречах и других интересных событиях